Käyttövinkkejä

Voit tehdä itse oman prosessikaaviosi. Sen tekeminen vaatii jonkin verran taitoja ja erityisesti hyvän tietämyksen kuvatusta prosessista. Huolehdi, että mukana on henkilöitä, jotka tuntevat prosessin.

Käyttöohje

On tärkeä harkita kuinka syvälle haluat prosessikuvauksessa mennä. Esimerkiksi, tilauksen vastaanottamisen kuvauksessa on mahdollista kuvata jopa paperin ja kynän hankkiminen tehtävinä. Tämä kuitenkin tekisi prosessin kuvauksesta erittäin pitkän eikä ole relevanttia.

Miten siis kirjata yrityksesi prosessit? Seuraa alla olevia vaiheita.

Määritä prosessin alku ja loppu

Jokaisella prosessilla on alku ja loppu. Alku on tapahtuma, joka käynnistää prosessin (usein tätä kutsutaan inputiksi). Prosessin loppu on puolestaan lopputulos kaikista niistä aktiviteetista, joita prosessi sisältää (output). Määritä ensin prosessisi alku ja loppu.

Määrittele prosessin aktiviteetit  

Tämän jälkeen, listaa kaikki tehtävät prosessissa eli mitä sinun on tehtävä, jotta pääset alkutilanteesta lopputulokseen. Tee lista kaikista prosessiin liittyvistä aktiviteeteista mitä sinä, työntekijäsi tai kone tekee. 

Piirrä prosessi

Hanki kynä, paperia, Post-it lappuja ja piirrä prosessisi. Kirjoita kukin tehtävä omalle Post-it lapulle ja sijoita ne sitten oikeaan järjestykseen taululle tai paperille.

Voit piirtää prosessisi käyttämällä kolmea graafista elementtiä.

• Käytä ympyrää kuvataksesi prosessin alku ja loppu. 
• Käytä pyöristettyä neliötä, kuten posti-it lappuja, kuvataksesi toimintoja.
• Käytä nuolia kuvataksesi toimintojen välistä yhteyttä. Tämä kuvaa mitkä toiminnot seuraavat toisiaan. 

Pidä silmällä sellaisia tehtäviä, joilla voi olla useita tuloksia. Esimerkiksi tilatessaan pizzaa asiakas voi joko hakea ne itse pizzeriasta tai valita kotiinkuljetuksen, mikä johtaa erilaiseen prosessiin.