Käyttövinkkejä

Menetelmä on parhaimmillaan, kun sitä käytetään ryhmässä, sillä silloin keskustelut ovat hedelmällisempiä

Käytä menetelmää ideoidessanne kuinka voisitte parantaa yrityksenne prosessien tehokkuutta. Voit hakea inspiraatiota esimerkkinä olevasta pizzeria Toscanasta ja nähdä miten menetelmä toimii käytännössä.

Käyttöohje

Hukkaa voidaan kuvailla "jonakin, joka ei lisää arvoa". Menetelmän avulla löydät hukat prosessissasi, syyt mistä hukka johtuu ja miten sitä voisi estää. Hukan löytäminen ja poistaminen auttaa tärkeisiin asioihin keskittymiseen. Seuraa vain alla olevia askelia:

Vaihe 1. Valitse prosessi

Ensiksi valitse prosessi, jota haluat tehostaa. Prosessi on joukko toisiinsa kytkettyjä aktiviteetteja, joiden tarkoitus on saada aikaseksi tavoiteltu tulos. Prosessilla on oltava selvä alkupiste ja päätepiste. Esimerkkejä prosesseista ovat henkilöstön palkkaaminen, pizzan tilaaminen tai reiän poraaminen.

Vaihe 2. Kuvaa valittu prosessi

Kuvaa valittu prosessi ryhmänä toisiinsa liittyviä aktiviteetteja. Kirjoita jokainen aktiviteetti post-it lapulle ja laita laput järjestyksessä valkotaululle tai paperille. Yhdistä aktiviteetit nuolilla järjestyksen selventämiseksi. Esimerkiksi, kun palkkaat työntekijöitä, työpaikkailmoituksen kirjoittaminen tapahtuu ennen hakijoiden haastattelua. Lisätietoa prosessin kuvaamisesta saat prosessikaavio työkalusta.

Vaihe 3. Identifioi hukka prosessissasi

Lean-ajattelussa tunnistetaan 9 erilaista hukkaa, joita kuvata akronyymillä DOWNTIMES: 

• Defects/virheet: Virheet joiden korjaaminen vaatii lisää aikaa, resursseja ja rahaa
• Overproduction/ylituotanto: Tuotanto joka on ylimääräistä tai ennenaikaista
• Waiting/odotus: Tuhlattu aika aina kun prosessi pysähtyy syystä tai toisesta.
• Non- or miscommunication/kommunikaatiohäiriöt: Väärinymmärykset ja virheet kommunikaatiossa jotka johtuvat väärästä tai vajaasta tiedosta.
• Transportation/kuljetus: Tarpeeton materiaalin ja tuotteiden liikuttaminen
• Inventory/varasto: Ylimääräiset materiaalit ja tuotteet joita ei prosessoida
• Motion/liike: Ihmisten ja koneiston tarpeeton liike (esim. paikasta toiseen käveleminen)
• Excess processing/ylimääräinen prosessointi: Suurempi määrä tai vaativampi työ kuin mikä on tarpeellista
• Skills/taidot: Ihmisten tietojen ja taitojen tehoton käyttö tai käyttämättä jättäminen

Käy uudestaan läpi kaikki aktiviteetit prosessissasi. Yritä löytää jokaisesta aktiviteetista jokin yhdeksästä hukan tyypeistä ja kirjoita tieto taulukkoon "missä vaiheessa prosessia" -sarakkeeseen.

Vaihe 4. Tunnista hukan syyt

Ongelman ratkaisemiseksi on tärkeää ymmärtää mistä se johtuu. Kun olet löytänyt yhden tai useamman hukan aktiviteeteissasi, mieti mikä aiheuttaa kyseisen hukan. Kirjoita nämä syyt "syyt"-sarakkeeseen taulukkoon.

Vaihe 5. Ehdota ratkaisuja

Lopuksi, tutki tapoja poistaa turhuuksia ja parantaa prosessiasi. Voit käydä systemaattisesti läpi kaikki tunnistamasi hukat ja etsiä keinoja tehostaa yrityksesi toimintaa.